Электронные трудовые книжки

С 1 января все работодатели без исключения должны перейти на электронные трудовые книжки. Для организаций и предпринимателей, которые работают с наёмным персоналом, — это:

Электронные трудовые книжки — это сведения о трудовой деятельности: 

Собирает и хранит эти сведения орган Пенсионного Фонда Российской Федерации. Как отметил ПФ РФ, передавать их организациям нужно аналогично другой отчётности.

Бумажные трудовые книжки не теряют свою актуальность и продолжают работать. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 г. – вместе с бумажным вариантом весь год придётся формировать и электронные сведения. 

После 1 января 2021 г. бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 г. напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, ИП или организации должны будут выдать трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, хранить и заполнять в том же порядке, что и раньше.

С более подробной информацией как для организаций (ИП), так и для работников вы можете познакомиться на сайте Пенсионного Фонда РФ.

Действия работодателей при переходе на электронные трудовые книжки:

1. Издайте приказы о проведении мероприятий по переходу и о назначении ответственного

Приказом установите лиц, ответственных за переход на ЭТК, и их сроки. Также издайте приказ о назначении работника, ответственного за электронные сведения. Это может быть как специалист по кадровой работе, так и другой сотрудник организации.

Проверьте, готово ли ваше программное обеспечение для передачи электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФ РФ. Заведите адрес электронной почты, куда работники смогут присылать заявления о выдаче сведений и откуда вы сможете отправлять их в электронном виде. 

До 30 июня 2020 г. (включительно) вы должны уведомить каждого работника об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путём подачи заявления сделать выбор между бумажной или электронной формой.

Унифицированной формы такого уведомления нет, поэтому разработайте её сами. 

Перед переходом на ведение ЭТК проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок:

В локальные акты, где упоминается трудовая книжка, придётся внести изменения или дополнения. Укажите, как вы будете получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будете их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении.

Дополнения придётся внести и в должностную инструкцию кадрового или другого работника, которому вменяются обязанности по формированию электронных сведений, составлению отчётности и другим действиям в сфере обработки сведений о трудовой деятельности работников. 

Чтобы сведения о трудовой деятельности работников поступали в ПФ РФ, вам придётся сдавать отчёты по форме СЗВ-ТД.

С 1 января 2020 г. представляйте сведения не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором работники принимались на работу, переводились или увольнялись. Если сведения о работнике представляются впервые, одновременно представьте сведения о его трудовой деятельности в вашей организации по состоянию на 1 января 2020 г.
 

Обратите внимание: если численность работников организации 25 и более, подаваемые сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации с меньшей численностью могут сдавать отчёт на бумажном носителе или в электронном варианте, подписанном электронной подписью.

Кроме ежемесячного отчета СЗВ-ТД нужно подавать отдельные сведения о приёме и увольнении работников. И делать это нужно не позднее рабочего дня, следующего за днём издания соответствующего приказа (распоряжения).

Сведения о трудовой деятельности в виде электронного документа можно формировать с помощью бесплатной программы на сайте ПФ РФ. За нарушение сроков представления отчётности вас могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства пока по общей ст. 5.27 КоАП РФ, а впоследствии будет принята и специальная. 

Вручите работникам под подпись уведомления до 1 июля 2020 г. Вместе с тем объясните, что такое электронная трудовая книжка, чтобы работники смогли правильно выбрать, как и где они будут получать соответствующие сведения. 

Не забудьте о работниках, находящихся в декретах и отпусках. Можно направить им уведомления заказным письмом с уведомлением. 

Выдайте бумажные трудовые книжки работникам, которые не подали заявление об их сохранении (продолжении их ведения). Факт выдачи следует зафиксировать под подпись работника в книге учёта движения трудовых книжек.

На тех работников, кто напишет заявление до 31 декабря 2020 г., продолжайте вести трудовые книжки. При этом учтите, что подать такое заявление по истечении указанного срока могут работники, которые не успели его подать из-за болезни, отпуска, были отстранены от работы и которые, имея трудовой стаж, до 31 декабря 2020 г. не состояли в трудовых отношениях.